(१) निजामती कर्मचारीको नियुक्ति, सरुवा, पदस्थापन भएको, औषधी उपचार लिएको तथा अध्ययन
विदा, असाधारण विदा, प्रसूति विदा, प्रसूति स्याहार विदा र बेतलवी विदा लिएको विवरण निजामती किताबखानामा रहेको सम्बन्धित
कर्मचारीको वैयक्तिक विवरणमा अद्यावधिक गर्नु पर्नेछ ।
(२) नयां नियुक्ति हुने कर्मचारीको वैयक्तिक विवरण (सिटरोल) प्रमाणित गरी सङ्केत नम्बर प्राप्त नगरी तलव भत्ता भुक्तानी
गरिने छैन ।
(३) निजामती कर्मचारीलाई औषधी उपचारको रकम भुक्तानी दिंदा भुक्तानी दिने रकम सम्बन्धी अभिलेख निजामती
किताबखानामा अद्यावधिक नगरी भुुक्तानी दिइने छैन ।
(३क) अध्ययन विदा, असाधारण विदा र बेतलवी विदा स्वीकृत भई सोको अभिलेख निजामती किताबखानाबाट अद्यावधिक
भएको जानकारी प्राप्त भएपछि मात्र सम्बन्धित कर्मचारीलाई त्यस्तो विदा स्वीकृतिको पत्र दिइनेछ ।
(४) यस नियममा उल्लेख भएका विषयमा अभिलेख राख्ने प्रयोजनको लागि लेखी आएकोमा निजामती किताबखानाले सोही दिन वा सो दिन सम्भव नभएमा सोको भोलिपल्टसम्ममा अभिलेख व्यवस्थित गरी छिटो साधनद्वारा सम्बन्धित कार्यालयलाई जानकारी
दिनु पर्नेछ ।
(५) यस नियम बमोजिम अभिलेख अद्यावधिक नगरी निर्णय कार्यान्वयन गर्ने जिम्मेवार पदाधिकारीलाई विभागीय सजाय
हुनेछ ।
(६) निजामती कर्मचारीको अभिलेख सम्बन्धी विवरण निज सेवाबाट हटेपछि निजले ऐन वा यस नियमावली बमोजिम लिनु
पर्ने सुविधा नलिदासम्म वा निजको निवृत्तभरण अधिकारपत्र जारी नहुँदा सम्म सुरक्षित राख्नु पर्नेछ । निवृत्तभरण पाउने गरी सेवाबाट
अवकाश भएको निजामती कर्मचारीको सङ्केत नम्बर, नियुक्ति मिति, कुल सेवा अवधि र अवकाश भएको मिति समेत उल्लेख गरी जारी
भएको निवृत्तभरण अधिकारपत्र दुई प्रति तयार गरी एक प्रति सम्बन्धित कर्मचारी वा निजको परिवारका सदस्यलाई उपलव्ध गराई
अर्को एक प्रति आवश्यक परेका बखत प्रतिलिपि दिन सक्ने गरी सुरक्षित राख्नु पर्नेछ ।